RVIS methode
De ervaringen met automatisering
hebben geleid tot conservatisme ten aanzien van toepassing van IT binnen
organisaties. Vele organisaties hebben één of meerdere IT projecten achter de
rug die op enigerlei wijze uit de hand zijn gelopen of zelfs zijn stukgelopen.
Hierdoor ontstaat de houding van "blijf van het systeem af het werkt nu
eindelijk" en blijven organisaties doorwerken met verouderde systemen die
technisch vaak redelijk tot goed voldoen, maar zichzelf economisch overleefd
hebben. Echter, door het ontbreken van vertrouwen in de eigen of externe
automatiseringsorganisatie is men zeer terughoudend geworden ten aanzien van
vervanging van bestaande informatiesystemen (legacy) maar ook voor ontwikkeling
van nieuwe informatiesystemen.Ondanks dit conservatisme blijft de noodzaak tot het vervangen van bestaande systemen aanwezig. De volgende drie krachten ondermijnen het conservatisme en leiden uiteindelijk tot een momentum waarop de organisatie 'gedwongen' wordt om haar bestaande systeem te vervangen:
- Hoge operationele kosten (licentie-, verwerkings- en arbeidskosten), vooral in mainframe-omgevingen;
- Hoge complexiteit en rigiditeit waardoor het doorvoeren van zelfs triviale functionele wijzigingen (zoals jaar 2000-overgang) een zeer kostbare en langdurige aangelegenheid wordt;
- Verouderde technologie (zowel hardware als de ontwikkelomgeving) waardoor risico's ontstaan op het gebied van continuïteit en beschikbaarheid van expertise.
Daarnaast gaat een dergelijke benadering normaliter hand in hand met organisatorische veranderingen of wordt zelfs door organisatorische veranderingen 'getriggerd'. Één en ander leidt dan al gauw tot een onbeheersbaar proces: juist organisaties waarin de IT-ontwikkelingen lang stil hebben gestaan zijn niet in staat om simultaan wijzigingen aan te brengen in meerdere belangrijke en moeilijk te managen bedrijfsaspecten.
Wanneer wordt gewacht met systeemvervanging tot ingrijpen door niet meer te negeren functionele eisen of door organisatieveranderingen onvermijdelijk is, dan zijn grote beheersproblemen onvermijdelijk geworden. Indien een organisatie in grote lijnen nog content is met de functionaliteit van het bestaande systeem, kan een belangrijk risico voor de beheersbaarheid worden weggenomen, omdat het op dat moment mogelijk is om de functionaliteit te bevriezen waardoor precies bekend is welke functionaliteit vereist is en gebruikersparticipatie tot een minimum kan worden beperkt. Daarnaast is er altijd een referentiekader voorhanden, namelijk het bestaande systeem.
De centrale vraag is dan of het mogelijk is om binnen een afgebakende tijdsperiode (maximaal 1 jaar) en tegen gegarandeerde kosten bij gelijkblijvende functionaliteit een bestaand systeem te vervangen.
De kern van de RVIS-aanpak bestaat uit het aanbieden van een functioneel equivalent systeem tegen een vooraf gegarandeerde kostenverlaging. De realisatie van het functioneel equivalente systeem wordt op Fixed Price basis uitgevoerd. Omdat het vervangend systeem in eerste aanleg geen nieuwe functionaliteit biedt, hoeft er geen moeilijke kosten-baten afweging maar een zuivere kostenafweging worden gemaakt. Ook moeilijk beheersbare deeltrajecten zoals definitiestudie en informatie-analyse kunnen grotendeels worden overgeslagen.
In plaats van een directe sprong van A naar C, wordt binnen de RVIS-benadering eerst een (nagenoeg) functioneel equivalent systeem gerealiseerd (stap I). In een later stadium worden dan uitgaande van een sterk verbeterde interne architectuur alsnog functionele verbeteringen aangebracht (stap II). De RVIS-benadering beperkt zich tot stap I; in stap II is er sprake van conventionele -- maar veel beter beheersbare -- systeemontwikkeling.